Pootgoed bij Farm Trans: een kijkje in de logistieke keuken

Het pootgoedseizoen is een bijzondere periode met een intensief logistiek proces. Dit unieke product vraagt om gespecialiseerde logistiek en strikte kwaliteitsnormen. Farm Trans speelt hierop in door jaarlijks een tijdelijke pootgoedafdeling samen te stellen, volledig toegewijd aan dit proces voor de klanten. Met een team van ervaren planners, customer service-specialisten, chauffeurs en een selectie aan trailers wordt elk detail zorgvuldig afgestemd. In dit artikel vertellen drie van onze specialisten meer over de werkwijze en uitdagingen van dit logistieke proces.

De pootaardappel
De pootaardappel wordt geteeld ter vermenigvuldiging van de aardappel. Deze aardappel komt in allerlei soorten en groottes voor, waarop ze worden gesorteerd. Pootaardappelen vereisen een hoge kwaliteit. Deze aardappelen worden in de grond geplant en ongeveer twaalf tot veertien weken later schieten ze uit.

Naast normale pootgoed bestaat ook gesneden pootgoed. Hiervoor wordt één grote pootaardappel in twee delen gesneden, zodat hieruit niet één, maar twee aardappelplanten groeien. Pootgoed is een hoogwaardig product en heeft een hoge kostprijs: goed onderhoud in het hele proces is hierdoor belangrijk. Om deze reden voert Farm Trans voor, tijdens en na het transport extra controlerondes uit op haar materieel om zeker te weten dat de vrachtwagens, trailers, afdekzeilen, etc. allemaal waterdicht zijn.

Pootgoedplanners
Het speciale team van pootgoedplanners wordt op meerdere vlakken uitgedaagd. Allereerst houdt de planning in de gaten dat de trailers tijdig schoon en gedesinfecteerd zijn, voordat deze worden ingepland. Daarnaast heeft de pootgoedplanning ook veel contact met laad- en losadressen. Danny Plomp, Planner, draait al vier jaar op de pootgoedafdeling mee en vertelt hier meer over.

Tijdens het pootgoedseizoen probeert de pootgoedafdeling twee tot drie dagen vooruit te plannen. Zodra de afdeling een globale planning heeft, bellen zij eerst de laadlocaties om te vragen of de door hen geselecteerde momenten daadwerkelijk uitkomen. Danny vervolgt: “Afhankelijk hiervan plannen we de losmomenten en nemen we ook contact op met het losadres om dit met hen te bespreken. Wanneer alles gepland is, verdelen we de vrachtwagens over alle ritten.”

De pootgoedplanners instrueren de pootgoedchauffeurs tijdens deze periode extra goed. Danny vertelt waarom: “De chauffeurs moeten het exacte gewicht laden. Ook moeten de chauffeurs de vrachtwagen en trailer op extra momenten wegen, bijvoorbeeld voordat het laden begint.” De pootgoedplanners zoeken hiervoor weegbruggen in de buurt van de laad-/loslocaties voor de chauffeurs. De chauffeur scant de weegbon en deze wordt direct doorgestuurd naar de pootgoedplanning.

De pootgoedplanning bestaat uit drie collega’s. Zij wisselen qua werktijden af zodat van 07.00 uur tot 19.00 uur een planner aanwezig is. De laad- en losmomenten vinden vrijwel nooit plaats in het donker om de kwaliteit van het pootgoed te bewaken. Vóór elk laadmoment is een keurmeester aanwezig die de kwaliteit van de pootaardappelen inspecteert. Bij het lossen van pootgoed is dit niet vereist, desondanks komt het soms alsnog voor dat een keurmeester aanwezig is. Farm Trans is aangesloten bij Nederlandse Aardappel Organisatie, ofwel NAO. Transporteurs en wasstraten kunnen zich hierbij aansluiten om zo de kwaliteit van pootgoed te waarborgen. Indien nodig zoekt de pootgoedplanning naar een wasstraat die een trailer kan desinfecteren, natuurlijk volgens de NAO-normen.

Documentatie door de Customer Service Specialisten
Een onmisbare rol in de speciale pootgoedafdeling is Customer Service. Zij zorgen dat het hele proces achter de schermen naadloos aansluit op de uitvoering van de logistieke uitdagingen rondom pootgoed. Van het aanmaken van orders tot aan de administratieve afronding. Remco Mouwen, Team Lead Customer Service Bulk, vertelt meer over hoe dat eruitziet achter de schermen.

Net als bij de reguliere planning worden orders aangemaakt. Tijdens het pootgoedseizoen wordt hier extra aandacht aan besteed: elke zending is uniek en kenmerkt zich door specifieke eigenschappen. De pootgoedorders zijn voorzien van een notitie dat het om pootgoed gaat en het exacte gewicht dat de klant vereist. Vervolgens worden het aardappelras, de kwaliteitsletter en de grootte van de aardappelen genoteerd. Tot slot wordt extra benadrukt dat reinigen én desinfecteren noodzakelijk zijn. Remco licht toe: “Normaal ga je uit van de standaardprocedure, maar nu wordt op een aantal onderdelen extra accent gelegd. Door nadruk op deze details en eigenschappen te leggen, wordt de afhandeling van een order makkelijker.”

Customer Service ziet er ook op toe dat telefoonnummers en andere contactgegevens van laad- en losadressen goed genoteerd staan in de order. Remco: “Zo kunnen onze collega’s van de planning altijd makkelijk bij de nodige informatie. Al jaren maken vaste collega’s van ons reguliere team deel uit van de pootgoedafeling.”

Op het laadadres krijgen chauffeurs het telernummer van de zending: alle pootgoedtelers hebben een eigen nummer. Dit heeft te maken met het traceren van het pootgoed. Dit nummer wordt altijd genoteerd in de order en op het CMR. Waarom? Remco: “Dit is nodig voor de administratie en financiële afronding van een order.“ Na afloop van een uitgevoerde rit ziet Customer Service erop toe dat alle documenten aanwezig zijn, zoals het ontsmettingscertificaat, de weegbon, de pakbon en het CMR. Tot slot zorgt Customer Service ook voor de afhandeling van de facturatie richting de klant.

Klantportaal en maatwerkoplossingen
Sales speelt uiteraard ook een belangrijke rol in het pootgoedseizoen. Lennon Davis is hierbij nauw betrokken als Accountmanager Bulk. In deze rol brengt Lennon de logistieke diensten van Farm Trans onder de aandacht, zoals onze unieke pootgoedafdeling. Dit doet hij door te kijken naar klantbehoeften en maatwerkoplossingen te bieden.

Farm Trans biedt aan haar klanten de mogelijkheid tot het hebben van een eigen klantportaal. In dit portaal kunnen klanten hun vrachten traceren, actuele statussen bekijken en documentatie met betrekking tot hun vrachten opvragen. Lennon: “Als er vandaag een lading wordt gereden, kunnen wij de documentatie de volgende dag aanleveren via het klantportaal. Hoe wij dat doen? Alle vrachtwagens uit onze vloot zijn voorzien boordcomputers met documentscanners. Onze chauffeurs scannen de documentatie direct na een gereden vracht, waardoor dit meteen in ons portaal wordt geüpload. Voor onze klanten bieden wij dus de mogelijkheid om snel informatie en alle documentatie aan te leveren voor een snelle afhandeling.”

Pootgoedkwaliteit: reinigen én desinfecteren
Kwaliteit is voor pootgoed cruciaal en heeft impact op de hele vracht. Reynout Walkate, QESH Manager vertelt hier meer over: “Om die reden is gescheiden transport, reiniging en desinfectie van groot belang. Voorafgaand aan het uitrijden van pootgoed wordt het materiaal gereinigd én gedesinfecteerd. Desinfecteren is nodig om eventuele besmettingen met ziektes, die mogelijk op voorgaande ladingen zaten, definitief te verwijderen.”

Wanneer een trailer alleen pootgoed vervoert, hoeft deze niet continue opnieuw gedesinfecteerd te worden. Slechts één keer per zeven dagen volstaat. Farm Trans reserveert een deel van haar vloot tijdens het pootgoedseizoen om alles zo veilig en efficiënt mogelijk te vervoeren.

Tijdens het pootgoedseizoen staan precisie, expertise en samenwerking centraal. Pootaardappelen vereisen speciale handelingen door de strikte kwaliteitsnormen. De pootgoedafdeling organiseert jouw logistiek met oog voor detail en kwaliteit. Door maatwerkoplossingen te bieden voor elke klant, garandeert Farm Trans een efficiënte en betrouwbare afhandeling van dit bijzondere logistieke traject. Wil je meer informatie over de pootgoedafdeling? Neem dan contact op met hen via: seedpotato@farmtrans.com.