De rol van IT bij Farm Trans: “Je bent in control op alle vlakken van je logistiek.”

In dit eerste artikel uit een serie van vier over Connected Services lees je hoe IT de dragende factor is in onze logistiek. In de andere drie artikelen belichten we de rol van Account Beheer, Operationeel Management en Carrier Management.

Meer inzicht in de keten

IT wordt alleen maar belangrijker in de logistiek. De afgelopen anderhalf jaar heeft Farm Trans enorme sprongen gemaakt in data en IT. Van Gerwen: “Met 95% van onze vervoerders hebben we nu een 2-way EDI-connectie (Electronic Data Interchange). Daardoor kunnen wij en onze klanten precies volgen hoe het logistieke proces verloopt. In de delen van Europa waar wij werken en op onze afstanden, bieden wij end-to-end inzicht.”

Voorkomen is beter dan oplossen

De meerwaarde is duidelijk, legt Van Gerwen uit: “Je verschuift van reactief naar proactief. Niet meer: “We gaan te laat komen”, maar: “Let op, gaat dit wel goed?” We kunnen mogelijke problemen eerder ondervangen, zodat we ze kunnen voorkomen of genoeg tijd hebben om het op te lossen. Bovendien kunnen we onze ketenpartners en klanten op tijd informeren, wat ons serviceniveau nog hoger maakt.”

Altijd op de hoogte via de Connected Services Portal

Farm Trans ontwikkelde in korte tijd een volwaardig systeem met Mendix low-code: de Connected Services Portal. Daarmee hebben Farm Trans en haar klanten 24/7 inzicht in de orderstatus en met een druk op de knop vertalen ze de actuele data naar rapportages en Business Intelligence (BI). Van Gerwen: “Als klant kun je zelf alles volgen, met de wetenschap dat wij meekijken naar de totale stroom. Je kunt ons zien als je Control Tower.”

Updates op elk moment

Wat kun je als klant volgen van je transportopdracht? Via de portal krijg je updates rond je geboekte laad- en lostijden en updates tijdens transport. Van Gerwen: “We werken met vier statussen: Collection today, In transit, Out for delivery en Delivered. Binnen die statussen kun je alles volgen, van wanneer orders geladen zijn en de chauffeur aanwezig is tot verwachte aankomst- en vertrektijden (ETA en ETD).”

Business Intelligence

Met de data uit de portal kun je als bedrijf nog meer slimme inzichten halen. Van Gerwen: “Je kunt je eigen rapportages maken, met de meest up-to-date data uit onze portal. Dat is handig, want in je logistieke keten werk je veel samen met verschillende partijen die op jouw data kunnen sturen. Van financieel tot operationeel. Doordat je in ons systeem zelf je parameters kunt stellen, kun je je eigen data verzamelen om die toe te passen waar je het voor nodig hebt.”

Exportdocumentatie in de UK

Met hulp van IT handelt Farm Trans ook documenten rond de douane geautomatiseerd af, zowel voor import als export. Van Gerwen: “Via onze EDI-koppeling komt de juiste klantdata binnen bij de douaneagent, twee minuten later hebben we het exportdocument binnen. Vervolgens zetten we onze agent in de UK aan het werk en binnen twee uur is de zending ingeklaard. Zo kunnen onze vervoerders in één keer makkelijk door. Dankzij deze oplossing hebben we het goed voor elkaar en amper problemen gehad met de Brexit.”

IT als brandstof voor Connected Services

Alles moet kloppen voor een gestroomlijnd logistiek proces. Van de juiste partners met Carrier Management tot een correcte coördinatie met Operational Management. Connected Services noemt Farm Trans dat. IT en data zijn daarin de brandstof. Als Teamleider Connected Services stuurt Van Gerwen accountbeheerders aan die elke dag zorgen voor de juiste afstemming met vervoerders: “Twee keer per dag doen we een stand-up en lopen we samen door het systeem. We hebben dan de hele operatie inzichtelijk. Ons operationele team werkt de hele dag vooral vanuit het systeem. En IT ontwikkelt het systeem elke week door met nieuwe functionaliteiten en nieuwe diensten, waardoor we heel snel inspringen op nieuwe kansen en verbeteringen.”

De toekomst in IT bij Farm Trans

Van Gerwen blijft met zijn team continu zoeken naar toegevoegde waarde en efficiency in de dienstverlening op IT-vlak: “Zo zijn we bezig met E-CMR, de elektronische variant voor de vrachtbrief. Geen papier meer, iedereen krijgt dezelfde informatie én meer – denk aan GPS-coördinaten en foto’s. Ook zijn we bezig met een nieuwe functionaliteit voor slotboeking, waarbij een vervoerder zelf zijn tijdslot kan inboeken en meer inzicht krijgt in de planning en orders. Tot slot werken we aan het nog accurater volgen van de zendingen met 2-uurs tijdvakken. Alles voor een soepel logistiek proces van A tot Z.”

—

IT Services is onderdeel van Connected Services – Je hele logistieke proces slim geregeld. Ontdek meer >